Etica e norme di buon uso della posta elettronica


Utilizzare quotidianamente la posta elettronica fa parte della nostra vita lavorativa ma non solo.
Oggi utilizziamo le mail per qualsiasi genere di comunicazione, sia formale che informale e molto spesso non prestiamo troppa attenzione ad alcune “sfumature” che possono rivelarsi importanti, soprattutto quando abbiamo a che fare con superiori o colleghi.

Usare correttamente l’email non è da tutti e lo dimostra il così diffuso spamming informatico, i numerosi virus di quest’ultimi anni e il non rispetto del netiquette, ovvero il galateo di internet, ossia un insieme di regole da applicare alla scrittura di un messaggio di posta elettronica.

La netiquette regolamenta infatti lo scambio di mail tra due o più soggetti, così da mantenere la comunicazione ordinata e di facile gestione. Tra le cattive abitudini più diffuse, le peggiori comportano una serie di disagi e problematiche che andiamo ad approfondire in dettaglio.

L’OGGETTO

Questo campo deve anticipare e consentire di capire a colpo d’occhio l’argomento trattato nell’email. Secondo la netiquette deve essere un messaggio “ridotto”, dove indicare gli elementi essenziali che saranno sviluppati nel contenuto successivo. Una pessima e purtroppo diffusa abitudine è quella di inviare mail prive di oggetto. Questa mancanza rende fastidiosa e molto laboriosa anche la più semplice ricerca. Trovare una mail in un archivio contenente, ad esempio, anni di corrispondenza si trasforma in una missione quasi impossibile. Inoltre è preferibile evitare di inserire singole parole oppure frasi e domande che poi proseguono nel corpo del messaggio.

IL DESTINATARIO

Per quanto riguarda i destinatari, un’email presenta tre campi, relativi, rispettivamente, al destinatario principale del messaggio, agli utenti che vengono messi in “copia” (cc) e a quelli che finiscono in “copia nascosta” (ccn).
Anche la scelta dei destinatari deve essere oculata, rispettare eventuali gerarchie presenti in azienda e obbedire a criteri di “economicità”. Per esempio, evitare di inserire in copia conoscenza utenti non indispensabili o non interessati al contenuto della email. Nel caso di una mailing list, è preferibile inserire i destinatari in ccn: in questo modo gli utenti che ricevono il messaggio non possono visualizzare gli indirizzi di posta degli altri.

Una pessima abitudine che potrebbe, in alcuni casi, comportare anche problemi di tipo legale, è quella di inviare mail massive a più soggetti lasciando gli indirizzi di ciascuno visibili in chiaro a tutti i destinatari.

Questa usanza è una grave mancanza di rispetto nei confronti dei nostri interlocutori che vedranno il proprio indirizzo di posta elettronica comunicato a decine, magari centinaia di soggetti, senza averne autorizzato la diffusione.

IL MESSAGGIO

Bisogna essere brevi e precisi per facilitare la lettura e la comprensione. Se il messaggio è lungo, allora va diviso in più paragrafi. Un testo preciso e ben strutturato evita i malintesi e i fraintendimenti.

Non bisogna dimenticare che chi riceve un messaggio di posta elettronica, soprattutto a lavoro, ha molto probabilmente a che fare con un’ampia mole di email, per cui non desidera di certo perdere tempo a leggere messaggi ridondanti o poco chiari.

Anche per questo motivo, nelle prime righe della email in genere dovrebbero essere racchiuse tutte le informazioni essenziali che intendiamo comunicare all’altra persona.

La dimensione del carattere da utilizzare è quasi sempre il minuscolo: va ricordato che in Rete il maiuscolo viene utilizzato come equivalente di un urlo o comunque di una parola pronunciata ad alta voce. Sì a sigle e acronimi, purché già sdoganati e non di nostra invenzione. Sì alle emoticon, le cosiddette “faccine”, da usare, però con moderazione e solo se il contesto del messaggio lo richiede.

Quanto alla chiusura, anche il modo con cui ci si congeda dal destinatario rispecchia il tipo di rapporto esistente. Vanno bene espressioni come “buona giornata” o “un saluto” anche nelle email più formali. No a saluti troppo “burocratici”. La firma digitale (non lunga più di quattro righe) può sostituire la nostra. Se scriviamo ad amici o a persone con cui siamo in confidenza, va bene, invece, mettere in chiusura il nome di battesimo.

GLI ALLEGATI

Al messaggio di posta elettronica può essere aggiunto un allegato, testuale o di natura multimediale. Citarlo nella email può essere utile. Prima di inserirlo è importante controllarne dicitura, estensione e dimensioni, per evitare che un file troppo “pesante” non arrivi a destinazione o impedisca l’invio della email stessa.

Una regola fondamentale consiste nel fatto che prima di inviare l’email è consigliabile rileggere con calma l’intero messaggio, per correggere eventuali errori di ortografia, ridimensionare toni troppo “rigidi” nel caso in cui il messaggio di posta elettronica sia stato scritto di getto o di risposta a un’altra email che ci ha fatto arrabbiare, limare il testo e renderlo più formale qualora il contesto lo richiedesse.